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Si vous avez ouvert cet article, vous êtes soucieux.se d'être le plus productif.ve possible tout au long de la journée, que vous soyez salarié ou freelance. Cependant, vous êtes probablement confronté.e à ce fléau qui touche de très nombreux.se professionnel.le.s : la procrastination. Il est difficile de rester concentré.e plusieurs heures à la suite sur votre travail et la tentation de vous laisser distraire peut devenir forte. Voici 10 conseils et bonnes habitudes à prendre pour être plus productif.ve dans votre vie professionnelle et que vous pouvez appliquer dans votre vie personnelle.

1. Comprenez comment vous fonctionnez

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Chaque personne a des pics de productivité à des périodes différentes. Les expressions "être du matin" ou, au contraire, "oiseau de nuit" font par exemple partie intégrante du langage courant. Pour être efficace, vous devez d'abord identifier à quels moments votre cerveau est le plus performant. Ainsi, commencez par vous poser deux questions :

  • "À quels moments de la journée suis-je le plus motivé.e, concentré.e et efficace ?" En tout début de journée, en fin de matinée, au milieu de l'après-midi ? 
  • "Pourquoi suis-je moins performant.e le reste du temps ?" Fatigue, faim, lassitude ?

 

Si vous êtes freelance, vous allez pouvoir organiser votre temps de travail de manière à optimiser vos capacités de concentration. Si vous êtes salarié.e, cela risque d'être plus compliqué car vous devez respecter les horaires de travail imposés par votre entreprise. S'ils ne vous conviennent pas naturellement, vous devez donc prendre de bonnes habitudes pour vous adapter au rythme établi et lutter contre ces "temps morts".

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2. Ayez une vue d'ensemble des missions de la journée

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De nos jours, les postes exigent de plus en plus de polyvalence de la part des professionnel.le.s. Par conséquent, vous êtes probablement amené.e à gérer plusieurs projets et à accomplir plusieurs tâches de nature différente au cours de la journée. Vous devez alors faire preuve de discipline et d'organisation. Pour vous aider, votre meilleur allié est la to-do-list. Cet outil est assez connu et pour cause : il est essentiel pour avoir une vision d'ensemble des projets et missions en cours.

 

Si vous êtes traditionnel.le, vous pouvez lister l'ensemble de vos tâches dans un agenda ou un bloc-note. Si vous préférez les outils numériques, il existe plusieurs plateformes en ligne (Trello, Producteev, Microsoft Teams...) que vous pouvez même gérer en mode collaboratif pour les projets en équipe.

 

Dans tous les cas, pensez à rayer les missions que vous avez terminées au fur et à mesure. Voir la liste des tâches diminiuer va sans aucun doute booster votre motivation et, par conséquent, vous pousser à l'action.

3. Priorisez vos tâches

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Si vous avez une longue liste de choses à faire, vous devez vous organiser pour en réaliser le maximum pendant la période fixée. Pour se faire, ayez le réflexe de numéroter chaque tâche de votre to-do-list, de la plus urgente à la moins pressante. Si vous avez des petites tâches de quelques minutes seulement à accomplir, vous pouvez aussi décider de les faire en premier pour ne pas les oublier lorsque vous vous lancerez dans un projet plus conséquent.

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4. Imposez-vous des deadlines

Pour prioriser, l'ajout de deadlines à associer à chaque mission est essentiel. Certaines sont imposées par votre employeur.se, mais dans certains cas, vous devez vous auto-discipliner pour arriver au bout du projet à temps. Si vous ne décidez pas d'une date ou d'une heure à laquelle vous devez avoir terminé, vous vous laisserez plus facilement distraire et risquerez de devoir travailler dans l'urgence pour mener votre projet à bien - au risque de devoir y accorder moins de soin.

 

Essayez donc d'évaluer le temps que vous estimez nécessaire pour accomplir chaque mission. Bien que certains aléas puissent éventuellement surgir et vous retarder, vous pourrez plus facilement planifier votre travail en procédant de cette manière. En fonction de vos prédictions, prenez une décision et tenez-vous-y pour être le plus efficace possible.

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5. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois

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Être productif.ve signifie être rapide, mais également réaliser un travail de qualité. Lorsque vous commencez à travailler sur un projet, concentrez-vous uniquement dessus et éviter d'alterner trop souvent avec un autre. Vous risquez de vous disperser et de moins soigner votre travail. Ce qui à l'origine pouvait vous sembler être un gain de temps, pourrait au contraire vous ralentir.

 

Fixez-vous donc comme objectif de terminer la mission en cours avant de vous intéresser à une autre. Lancez-vous dans une tâche en ayant cet état d'esprit en tête "Faire les choses bien dès la première fois" plutôt que de travailler sans être investi.e à 100% et devoir repasser plusieurs fois sur votre production. 

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Vous investir dans votre travail sans vous éparpiller est synonyme d'efficacité. Cependant, il est difficile pour le cerveau de rester concentré trop longtemps sur une seule et même chose. Lorsque vous travaillez sur un projet chronophage ou particulièrement complexe, il est nécessaire de faire une pause pour rester efficace.

 

Pensez-donc à minuter vos tâches. Vous pouvez par exemple décider de consacrer une heure à la plus importante ; puis de passer 20 minutes à travailler sur une mission mineure avant de revenir une heure sur la mission initiale. Vous êtes dans une situation d'alternance mais le chronomètre vous permet suffisamment de temps sur chacune d'elles pour vous concentrer. Cela vous permettra de poser un nouveau regard sur le projet important lorsque vous y revenez et vous débloquera peut-être si vous étiez en difficulté.

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7. Prenez des pauses

N'oubliez pas non plus les vraies pauses ! Au bout de quelques heures, le cerveau fatigue et il est nécessaire de vous distraire quelques minutes pour rester efficace. Lorsque vous sentez que vous vous dispersez trop, prenez quelques minutes pour vous détendre. Vous pouvez prendre l'air, discuter avec d'autres collègues en pause, méditer, aller sur les réseaux sociaux... Profitez de cet instant de repos pendant 5 à 15 minutes avant de retourner travailler. 

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En plus de vous rafraîchir les idées, cette organisation vous permet de d'installer une barrière entre le temps pour le travail et un temps pour les loisirs. La tentation de flâner sur le web pendant vos heures de travail sera ainsi moins forte.

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8. Donnez-vous des objectifs et des récompenses

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Pour rester motivé.e et productif.ve, vous devez avant tout être satisfait.e de votre travail. Lorsque vous rédigez votre to-do-list, associez des objectifs à côté de chaque mission à effectuer en termes de rapidité, de retombées ou quelque autre élément qui pourrait vous motiver ; puis faites votre maximum pour les atteindre.

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Une fois arrivé.e au bout de votre projet, prenez un peu de temps pour faire un bilan et noter les choses positives que vous avez accomplies lors de la phase de réalisation. Si vous avez travaillé en équipe pensez également à féliciter vos collaborateurs pour renforcer la cohésion et vous motiver mututellement pour la suite.

 
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9. Organisez votre espace de travail

L'environnement de travail a aussi une grande influence sur la motivation et l'efficacité. Évoluer dans un espace organisé facilite votre "organisation intérieure". Vous pouvez vous focaliser uniquement sur vos idées et vos objectifs sans être distrait.e par le désordre. Si vous en ressentez le besoin, vous pouvez également aménagez votre bureau avec des éléments qui vous font vous sentir bien et lui donnent un aspect plus personnel : des mini plantes vertes, des photos, des gadgets... L'odre auditif a aussi son importance, surtout pour les personnes travaillant en open-space. Si le bruit ou les conversations vous empêches de vous concentrer pleinement, vous pouvez aussi emmener des écouteurs pour vous motiver en musique. 

 

Les personnes travaillant chez elles doivent quant à elles prévoir un espace dédié au travail et organisé qui permettra de vous cadrer ; la meilleure des configurations étant une chaise et un bureau dans une pièce calme qui rappelle une atmosphère professionnelle.

10. Ne négligez pas votre vie personnelle

Pour être productif.ve, heureux.se et motivé.e au travail, vous devez également vous épanouir dans votre vie personnelle. Trouvez des activités ou des hobbies grâce auxquels vous aller pouvoir vous défouler et vous changer les idées. Veillez également à adopter une bonne hygiène de vie - notamment le sommeil - pour être dans les meilleures conditions. Vous vous rendrez ainsi au bureau avec un état d'esprit plus positif et aurez naturellement plus envie de travailler.

En faisant preuve d'organisation et de discipline vous pouvez donc augmenter votre productivité en prenant de nouvelles bonnes habitudes. Si vous réussissez à prendre ce rythme et à vous y tenir vous pourrez même prendre de l'avance et planifier dans la mesure du possible vos tâches à venir. Gardez en tête que tout ce qui est fait, ne sera pas à faire plus tard? Enfin, n'oubliez pas qu'être efficace et satisfait.e de votre travail peut également influer sur votre bonheur à titre professionnel. Avez-vous d'autres astuces pour être productif.ve ?

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